SME
Nedeľa, 11. apríl, 2021 | Meniny má JúliusKrížovkyKrížovky

Desať rád, ako zorganizovať úspešný míting

Aj porady dvoch ľudí môžu byť efektívne, treba len vedieť, ako na to.

Ilustračné fotoIlustračné foto (Zdroj: SME - Gabriel Kuchta)

Pri organizovaní veľkej konferencie treba myslieť na účastníkov i na vybavenie. Ako však zorganizovať úspešné stretnutie?

Míting dizajnér Lubo Tomko zo spoločnosti Míting Dizajn, ktorý pomáha od 10. do 11. mája zorganizovať v Bratislave Techsummit 2017 so stovkami návštevníkov, radí, na čo by ste si mali dať pozor.

1. Poznajte svoje publikum

Hneď na začiatok treba myslieť na účastníkov konferencie. Treba vedieť, kto sú, odkiaľ a prečo prišli, ale aj to, aké sú ich očakávania.

„Toto je kľúčový krok, od ktorého sa odvíja to, či konferencia bude úspešná,“ vraví Tomko.

Skryť Vypnúť reklamu

Potrebné je aj správne zvoliť miesto, catering, aktivity, prestávky aj trvanie prednášok, no myslieť treba aj na ozvučenie, tlmočníkov či aktivity pred a po konferencii alebo stretnutí.

„V praxi sa často stretávam s tým, že sa konferencie robia pre rečníkov a sponzorov, a nie pre účastníkov,“ opisuje Tomko, čomu by sme sa mali vyhnúť.

2. Aj porada sa dá zorganizovať efektívne

„Pravidlom číslo jeden je byť pripravený, držať sa agendy a času vyhradeného na poradu,“ vysvetľuje Tomko. Tým druhým pravidlom je pozvať na poradu len relevantných ľudí, teda tých, ktorých sa téma porady týka.

Nasleduje niekoľko ďalších krokov, ale ak dodržíte prvá dva, tak sa posuniete bližšie k efektivite a môžete aj ušetriť. „Tieto jednoduché kroky dokážu ušetriť firmám veľa peňazí a zdrojov,“ dodáva.

Skryť Vypnúť reklamu

3. Definujte si ciele stretnutia

„Klienti zvyčajne majú nejakú predstavu o tom, ako má stretnutie vyzerať. U nás je pravidlom, že hneď na začiatku spolupráce si s klientom sadneme a definujeme ciele stretnutia – používame na to unikátny nástroj, ktorý ciele nielen definuje, ale ich aj vizualizuje,“ opisuje míting dizajnér.

Pre klientov je po vizualizácii všetko jasnejšie, pričom často zistia, že ich pôvodné predstavy boli hmlisté.

„Ak vieme kam a s kým kráčame a koľko máme na to zdrojov a času, tak sa nám stretnutie plánuje oveľa jednoduchšie,“ hovorí Tomko.

4. Myslite aj na zábavu

Po úvodných stretnutiach s klientom dizajnéri začínajú prispôsobovať stretnutie, pričom sa snažia, aby bolo čo najefektívnejšie a aby sa doň zmestilo aj vzdelávanie či zábava.

Skryť Vypnúť reklamu

Tomko zdôrazňuje, že zábava aj sociálne podnetná atmosféra sú dôležitými prvkami stretnutí.

„Musia však byť strategicky naplánované. Ale nemám na mysli hudobnú skupinu či komika,“ upozorňuje.

5. Nemusíte mať najmodernejšie vychytávky

Pri organizovaní väčšieho stretnutia či konferencie, na ktorú prídu stovky ľudí, nepotrebujete podľa Tomka prakticky nič.

„Ak mám ísť do extrému, tak úspešný míting nepotrebuje techniku či high-level rečníkov,“ hovorí dizajnér stretnutí. Ľudí podľa neho na európskej či globálnej úrovni nenalákate na špičkový hotel, virtuálnu realitu alebo kulinársky zážitok.

Tým stále ostávajú tri hlavné motívy, prečo sa stretávame – pretože chceme získať nové informácie, spoznať nových ľudí a trochu si to aj užiť.

Ak ich však na konferencii chcete, nič tým nepokazíte, no nie je to nevyhnutnosť. „Ľudia si vážia svoj čas a cítia, že sa z biznis stretnutí a konferencií dá dostať viac efektivity,“ dodáva.

Skryť Vypnúť reklamu

6. Vhodné formáty prednášok

Ak si zavoláte míting dizajnéra, aby vám pomohol s organizovaním stretnutia, obsah nebude jeho prioritou.

Na ten by sa mali sústrediť najmä odborníci, úlohou dizajnéra je obsah „dostať z hláv rečníkov do hláv účastníkov“. Úlohou dizajnéra je navrhnúť konkrétne kroky, aby sa ciele prednášok či konferencií dosiahli.

„Potom zvolí vhodné formáty prednášok, nastaví efektívny priebeh stretnutia, jeho štýl, prestávky, aktivity, ale aj to, čomu hovoríme learning experience,“ opisuje Tomko. Rečníci by mali podať čo najlepší výkon.

7. Zapojte ľudí

Dôležitou úlohou míting dizajnéra je zapojenie účastníkov do programu a často aj moderovanie celého stretnutia.

„Okrem toho riešime mnohé detaily, ktoré sú vnímané podprahovo. Výrazne pracujeme s tým, ako na ľudí vplýva forma výmeny informácií, ale aj miestnosť, osvetlenie, privítanie, akým spôsobom s ľuďmi počas celého stretnutia komunikujeme, aké im dávame možnosti, ako stretnutie začneme a ako ho skončíme,“ vraví Tomko.

Skryť Vypnúť reklamu

Dodáva, že pri práci veľa čerpajú z najnovších poznatkov behaviorálnej a kognitívnej psychológie.

8. Nemrhajte časom

Pri organizovaní porád ľudia často zabúdajú, že by sa mali stretávať menej, ale efektívne. Tomko hovorí, že zamestnanci často hovoria o tom, že sa cítia na poradách zbytoční a mrhajú svojím časom, to isté hovoria aj manažéri a zamestnávatelia.

„Obe strany teda túžia po kvalitnejších poradách, no potrebujú niekoho, kto im s tou zmenou pomôže,“ dodáva dizajnér.

9. Nevynechajte bezpečnosť

Pri stretnutiach, ktoré sú väčšie, teda napríklad konferencie, myslite aj na témy týkajúce sa bezpečnosti, prepravy či stravovania.

„Samozrejme, že aj pri menších stretnutiach potrebujete mať vždy na všetko záložný plán, ale pri veľkých konferenciách to platí dvojnásobne,“ vraví Tomko.

Skryť Vypnúť reklamu

10. Zmerajte efektivitu

Ako vieme, že sa stretnutie podarilo? Míting dizajnéri vyhodnocujú efektivitu stretnutí, nezáleží pritom, či ide o pracovnú poradu pár ľudí, či konferenciu so stovkami účastníkov.

„Používame metodológiu, vďaka ktorej sa pýtame presné a cielené otázky,“ opisuje Tomko.

„Vyhodnocujeme návratnosť investície, ktorú organizátor do stretnutia vložil. A to organizátora posúva vpred k efektívnejším mítingom s vyššou zaangažovanosťou účastníkov,“ dodáva.

Skryť Vypnúť reklamu

Najčítanejšie na SME Ekonomika

Inzercia - Tlačové správy

  1. Leto na ostrove Malta: desať najkrajších miest
  2. Pán Králiček: Aj keď predávate „len“ kávu, musíte inovovať
  3. Pomoc z prírody pri infekcii covid-19
  4. Nové medzinárodné príležitosti vo vzdelávaní 2021 – 2027
  5. Výber žiarovky môže mať vplyv na celkové zdravie
  6. Novinka, ktorá sa neodmieta: Niké predstavuje Bonus bez limitu
  7. Krvou a železom: Ako Bismarck pred 150 rokmi zjednotil Nemecko
  8. Ako zasiahnu zmeny vo svete pneumatík bežných vodičov?
  9. Úspech predali Američanom. Ako sa zrodil slovenský 3D sen?
  10. Veľkonočné inšpirácie, rozhovor so Zuzanou Šebovou
  1. Virtuálny Suptech workshop o Blockchain technológiách
  2. Ranný rituál plný zdravia pre celú rodinu
  3. Koľko ovocia by ste mali denne zjesť? Máme odpoveď
  4. Wüstenrot poisťovňa dosiahla čistý zisk 1,8 milióna eur
  5. Leto na ostrove Malta: desať najkrajších miest
  6. Skúšanie a monitorovanie technických systémov na FVT
  7. Prekonalo Vaše dieťa COVID-19?
  8. Za 16 rokov pomohli Prešovskému kraju získať milióny eur
  9. Slovník investora 04: Kto môže investovať
  10. Na čo si dať pozor pri zateplení fasády
  1. Telefóny čaká zásadná zmena. Z dnešných nezostane takmer nič 28 588
  2. Slovákom hrozia malé dôchodky. V čom je problém? 27 772
  3. Ako zasiahnu zmeny vo svete pneumatík bežných vodičov? 22 773
  4. Úspech predali Američanom. Ako sa zrodil slovenský 3D sen? 20 758
  5. Veľkonočné inšpirácie, rozhovor so Zuzanou Šebovou 13 927
  6. Krvou a železom: Ako Bismarck pred 150 rokmi zjednotil Nemecko 13 594
  7. Plánujete dovolenku na leto? Toto sú najkrajšie pláže Turecka 12 679
  8. Aj sladkosti môžu byť zdravé. Viete, ako ich spoznáte? 8 995
  9. Leto na ostrove Malta: desať najkrajších miest 7 190
  10. Najprv eštebák, potom oligarcha. Aká bola Širokého éra? 6 398
Skryť Vypnúť reklamu
Skryť Vypnúť reklamu

Téma: Slovensko

Prečítajte si aj ďalšie články k téme
Skryť Vypnúť reklamu
Skryť Vypnúť reklamu

Hlavné správy zo Sme.sk

Eva Petričková na sociálnych sieťach ukazuje, že aj autistické deti vedia byť fantastické.

Deťom chýbajú terapie, rodičom oddych.

9. apr
Vizualizácia projektu Metropolis.

Metropolis zapadol prachom.

17 h
Dnes píše Matúš Ritomský

Dovoľme si hovoriť o konci pandémie

Publicista Matúš Ritomský.

Na prekonanie poslednej fázy pandémie potrebujeme rozumný optimizmus.

8. apr

Ako vidí spätne reláciu s Cibulkovou?

9. apr

Neprehliadnite tiež

Chorvátsko spustilo propagačnú kampaň Dovolenka, akú si zaslúžite. Chce zaplniť doteraz prázdne pláže.

Očkovanie zamestnancov v oblasti cestovného ruchu má absolútnu prioritu.

10 h
Na snímke prvé nabíjanie elektrovozidiel pomocou GridBooster systému - prvej rýchlo nabíjacej stanice v strednej a východnej Európe v Bratislave.

Ekologizácia dopravného sektora je kľúčová na dosiahnutie klimatických cieľov.

15 h
Ilustračné foto

Mimoriadne negatívne sa lockdown prejavil pred Vianocami.

17 h
Zakladatelia firmy Zlatko a Ján Juríkovci.

Pandémia zvýšila záujem aj ďalšie produkty.

17 h