Desať rád, ako zorganizovať úspešný míting

Aj porady dvoch ľudí môžu byť efektívne, treba len vedieť, ako na to.

Ilustračné foto(Zdroj: SME - Gabriel Kuchta)

Pri organizovaní veľkej konferencie treba myslieť na účastníkov i na vybavenie. Ako však zorganizovať úspešné stretnutie?

Míting dizajnér Lubo Tomko zo spoločnosti Míting Dizajn, ktorý pomáha od 10. do 11. mája zorganizovať v Bratislave Techsummit 2017 so stovkami návštevníkov, radí, na čo by ste si mali dať pozor.

1. Poznajte svoje publikum

Hneď na začiatok treba myslieť na účastníkov konferencie. Treba vedieť, kto sú, odkiaľ a prečo prišli, ale aj to, aké sú ich očakávania.

„Toto je kľúčový krok, od ktorého sa odvíja to, či konferencia bude úspešná,“ vraví Tomko.

Potrebné je aj správne zvoliť miesto, catering, aktivity, prestávky aj trvanie prednášok, no myslieť treba aj na ozvučenie, tlmočníkov či aktivity pred a po konferencii alebo stretnutí.

„V praxi sa často stretávam s tým, že sa konferencie robia pre rečníkov a sponzorov, a nie pre účastníkov,“ opisuje Tomko, čomu by sme sa mali vyhnúť.

2. Aj porada sa dá zorganizovať efektívne

„Pravidlom číslo jeden je byť pripravený, držať sa agendy a času vyhradeného na poradu,“ vysvetľuje Tomko. Tým druhým pravidlom je pozvať na poradu len relevantných ľudí, teda tých, ktorých sa téma porady týka.

Nasleduje niekoľko ďalších krokov, ale ak dodržíte prvá dva, tak sa posuniete bližšie k efektivite a môžete aj ušetriť. „Tieto jednoduché kroky dokážu ušetriť firmám veľa peňazí a zdrojov,“ dodáva.

3. Definujte si ciele stretnutia

„Klienti zvyčajne majú nejakú predstavu o tom, ako má stretnutie vyzerať. U nás je pravidlom, že hneď na začiatku spolupráce si s klientom sadneme a definujeme ciele stretnutia – používame na to unikátny nástroj, ktorý ciele nielen definuje, ale ich aj vizualizuje,“ opisuje míting dizajnér.

Pre klientov je po vizualizácii všetko jasnejšie, pričom často zistia, že ich pôvodné predstavy boli hmlisté.

„Ak vieme kam a s kým kráčame a koľko máme na to zdrojov a času, tak sa nám stretnutie plánuje oveľa jednoduchšie,“ hovorí Tomko.

4. Myslite aj na zábavu

Po úvodných stretnutiach s klientom dizajnéri začínajú prispôsobovať stretnutie, pričom sa snažia, aby bolo čo najefektívnejšie a aby sa doň zmestilo aj vzdelávanie či zábava.

Tomko zdôrazňuje, že zábava aj sociálne podnetná atmosféra sú dôležitými prvkami stretnutí.

„Musia však byť strategicky naplánované. Ale nemám na mysli hudobnú skupinu či komika,“ upozorňuje.

5. Nemusíte mať najmodernejšie vychytávky

Pri organizovaní väčšieho stretnutia či konferencie, na ktorú prídu stovky ľudí, nepotrebujete podľa Tomka prakticky nič.

„Ak mám ísť do extrému, tak úspešný míting nepotrebuje techniku či high-level rečníkov,“ hovorí dizajnér stretnutí. Ľudí podľa neho na európskej či globálnej úrovni nenalákate na špičkový hotel, virtuálnu realitu alebo kulinársky zážitok.

Tým stále ostávajú tri hlavné motívy, prečo sa stretávame – pretože chceme získať nové informácie, spoznať nových ľudí a trochu si to aj užiť.

Ak ich však na konferencii chcete, nič tým nepokazíte, no nie je to nevyhnutnosť. „Ľudia si vážia svoj čas a cítia, že sa z biznis stretnutí a konferencií dá dostať viac efektivity,“ dodáva.

6. Vhodné formáty prednášok

Ak si zavoláte míting dizajnéra, aby vám pomohol s organizovaním stretnutia, obsah nebude jeho prioritou.

Na ten by sa mali sústrediť najmä odborníci, úlohou dizajnéra je obsah „dostať z hláv rečníkov do hláv účastníkov“. Úlohou dizajnéra je navrhnúť konkrétne kroky, aby sa ciele prednášok či konferencií dosiahli.

„Potom zvolí vhodné formáty prednášok, nastaví efektívny priebeh stretnutia, jeho štýl, prestávky, aktivity, ale aj to, čomu hovoríme learning experience,“ opisuje Tomko. Rečníci by mali podať čo najlepší výkon.

7. Zapojte ľudí

Dôležitou úlohou míting dizajnéra je zapojenie účastníkov do programu a často aj moderovanie celého stretnutia.

„Okrem toho riešime mnohé detaily, ktoré sú vnímané podprahovo. Výrazne pracujeme s tým, ako na ľudí vplýva forma výmeny informácií, ale aj miestnosť, osvetlenie, privítanie, akým spôsobom s ľuďmi počas celého stretnutia komunikujeme, aké im dávame možnosti, ako stretnutie začneme a ako ho skončíme,“ vraví Tomko.

Dodáva, že pri práci veľa čerpajú z najnovších poznatkov behaviorálnej a kognitívnej psychológie.

8. Nemrhajte časom

Pri organizovaní porád ľudia často zabúdajú, že by sa mali stretávať menej, ale efektívne. Tomko hovorí, že zamestnanci často hovoria o tom, že sa cítia na poradách zbytoční a mrhajú svojím časom, to isté hovoria aj manažéri a zamestnávatelia.

„Obe strany teda túžia po kvalitnejších poradách, no potrebujú niekoho, kto im s tou zmenou pomôže,“ dodáva dizajnér.

9. Nevynechajte bezpečnosť

Pri stretnutiach, ktoré sú väčšie, teda napríklad konferencie, myslite aj na témy týkajúce sa bezpečnosti, prepravy či stravovania.

„Samozrejme, že aj pri menších stretnutiach potrebujete mať vždy na všetko záložný plán, ale pri veľkých konferenciách to platí dvojnásobne,“ vraví Tomko.

10. Zmerajte efektivitu

Ako vieme, že sa stretnutie podarilo? Míting dizajnéri vyhodnocujú efektivitu stretnutí, nezáleží pritom, či ide o pracovnú poradu pár ľudí, či konferenciu so stovkami účastníkov.

„Používame metodológiu, vďaka ktorej sa pýtame presné a cielené otázky,“ opisuje Tomko.

„Vyhodnocujeme návratnosť investície, ktorú organizátor do stretnutia vložil. A to organizátora posúva vpred k efektívnejším mítingom s vyššou zaangažovanosťou účastníkov,“ dodáva.

Najčítanejšie na SME Ekonomika


Inzercia - Tlačové správy


  1. Moskva alebo Petrohrad?
  2. Jubilejná desiata KOCKA privíta zákazníkov v Starej Ľubovni
  3. 5 zaujímavostí, ktoré ste o koži možno nevedeli
  4. Nepríjemná bolesť. Tu sú 3 rady, ako sa jej zbavíte
  5. Nový Jaguar XF Sportbrake
  6. Ako pracujú poisťováci? Dostali sme sa medzi nich
  7. Špeciálna príloha: Pre budúcich vysokoškolákov
  8. Výhodné a lacné neznamená to isté, ani pri PZP
  9. Keď ide o zdravie a majetok, rozhodujú sekundy
  10. Diabetici môžu získať 25-tisíc eur cez nový grantový program
  1. Moskva alebo Petrohrad?
  2. Aké auto si vybrať - nové, zánovné alebo jazdené?
  3. Jubilejná desiata KOCKA privíta zákazníkov v Starej Ľubovni
  4. Nový článokHB Reavis predstavuje projekt Stanica Nivy na veľtrhu
  5. 5 zaujímavostí, ktoré ste o koži možno nevedeli
  6. Nepríjemná bolesť. Tu sú 3 rady, ako sa jej zbavíte
  7. Nový Jaguar XF Sportbrake
  8. Tradičné bratislavské dvory sú späť. V Jarabinkách sú až dva
  9. Jeden nákup a všetko vybavené, alebo one stop shopping
  10. Ako pracujú poisťováci? Dostali sme sa medzi nich
  1. Moskva alebo Petrohrad? 8 829
  2. Ako pracujú poisťováci? Dostali sme sa medzi nich 6 483
  3. Nepríjemná bolesť. Tu sú 3 rady, ako sa jej zbavíte 2 364
  4. Diabetici môžu získať 25-tisíc eur cez nový grantový program 2 103
  5. 5 zaujímavostí, ktoré ste o koži možno nevedeli 2 080
  6. Špeciálna príloha: Pre budúcich vysokoškolákov 1 955
  7. Tradičné bratislavské dvory sú späť. V Jarabinkách sú až dva 1 864
  8. Jubilejná desiata KOCKA privíta zákazníkov v Starej Ľubovni 1 844
  9. Nový Jaguar XF Sportbrake 1 679
  10. Výhodné a lacné neznamená to isté, ani pri PZP 892

Téma: Slovensko


Hlavné správy zo Sme.sk

PLUS

Civilizovaná divočina. Na severe Slovenska to záhadne funguje

Oravská Polhora pôsobí ako vymyslená. Nízka nezamestnanosť, vysoká pôrodnosť, kultúra. Šéfuje jej len 33-ročný starosta.

Neprehliadnite tiež

Zamestnanci uprednostňujú finančné benefity, poteší aj služobné auto

Ukázal to najnovší prieskum personálnej spoločnosti Grafton Slovakia.

Talianske elektrické motorky prídu aj na rakúsky trh

Najlepší motocykel EMC sa volá Ego a znalci ho označujú ako "Teslu medzi motorkami".

Ľavá noha vám pri šoférovaní poďakuje (rozhovor)

Elektromobilita je súčasnosť, nie budúcnosť, hovorí Feunteun z Renaultu.

Rusko súhlasilo s reštrukturalizáciou dlhu Venezuely, splácanie potrvá desať rokov

Exprezident Chávez množstvo peňazí z predaja ropy míňal na rozsiahle sociálne programy.