SME
Štvrtok, 20. január, 2022 | Meniny má DaliborKrížovkyKrížovky

Desať rád, ako zorganizovať úspešný míting

Aj porady dvoch ľudí môžu byť efektívne, treba len vedieť, ako na to.

Ilustračné fotoIlustračné foto (Zdroj: SME - Gabriel Kuchta)

Pri organizovaní veľkej konferencie treba myslieť na účastníkov i na vybavenie. Ako však zorganizovať úspešné stretnutie?

Míting dizajnér Lubo Tomko zo spoločnosti Míting Dizajn, ktorý pomáha od 10. do 11. mája zorganizovať v Bratislave Techsummit 2017 so stovkami návštevníkov, radí, na čo by ste si mali dať pozor.

1. Poznajte svoje publikum

Hneď na začiatok treba myslieť na účastníkov konferencie. Treba vedieť, kto sú, odkiaľ a prečo prišli, ale aj to, aké sú ich očakávania.

„Toto je kľúčový krok, od ktorého sa odvíja to, či konferencia bude úspešná,“ vraví Tomko.

Skryť Vypnúť reklamu

Potrebné je aj správne zvoliť miesto, catering, aktivity, prestávky aj trvanie prednášok, no myslieť treba aj na ozvučenie, tlmočníkov či aktivity pred a po konferencii alebo stretnutí.

„V praxi sa často stretávam s tým, že sa konferencie robia pre rečníkov a sponzorov, a nie pre účastníkov,“ opisuje Tomko, čomu by sme sa mali vyhnúť.

2. Aj porada sa dá zorganizovať efektívne

„Pravidlom číslo jeden je byť pripravený, držať sa agendy a času vyhradeného na poradu,“ vysvetľuje Tomko. Tým druhým pravidlom je pozvať na poradu len relevantných ľudí, teda tých, ktorých sa téma porady týka.

Nasleduje niekoľko ďalších krokov, ale ak dodržíte prvá dva, tak sa posuniete bližšie k efektivite a môžete aj ušetriť. „Tieto jednoduché kroky dokážu ušetriť firmám veľa peňazí a zdrojov,“ dodáva.

Skryť Vypnúť reklamu

3. Definujte si ciele stretnutia

„Klienti zvyčajne majú nejakú predstavu o tom, ako má stretnutie vyzerať. U nás je pravidlom, že hneď na začiatku spolupráce si s klientom sadneme a definujeme ciele stretnutia – používame na to unikátny nástroj, ktorý ciele nielen definuje, ale ich aj vizualizuje,“ opisuje míting dizajnér.

Pre klientov je po vizualizácii všetko jasnejšie, pričom často zistia, že ich pôvodné predstavy boli hmlisté.

„Ak vieme kam a s kým kráčame a koľko máme na to zdrojov a času, tak sa nám stretnutie plánuje oveľa jednoduchšie,“ hovorí Tomko.

4. Myslite aj na zábavu

Po úvodných stretnutiach s klientom dizajnéri začínajú prispôsobovať stretnutie, pričom sa snažia, aby bolo čo najefektívnejšie a aby sa doň zmestilo aj vzdelávanie či zábava.

Skryť Vypnúť reklamu

Tomko zdôrazňuje, že zábava aj sociálne podnetná atmosféra sú dôležitými prvkami stretnutí.

„Musia však byť strategicky naplánované. Ale nemám na mysli hudobnú skupinu či komika,“ upozorňuje.

5. Nemusíte mať najmodernejšie vychytávky

Pri organizovaní väčšieho stretnutia či konferencie, na ktorú prídu stovky ľudí, nepotrebujete podľa Tomka prakticky nič.

„Ak mám ísť do extrému, tak úspešný míting nepotrebuje techniku či high-level rečníkov,“ hovorí dizajnér stretnutí. Ľudí podľa neho na európskej či globálnej úrovni nenalákate na špičkový hotel, virtuálnu realitu alebo kulinársky zážitok.

Tým stále ostávajú tri hlavné motívy, prečo sa stretávame – pretože chceme získať nové informácie, spoznať nových ľudí a trochu si to aj užiť.

Ak ich však na konferencii chcete, nič tým nepokazíte, no nie je to nevyhnutnosť. „Ľudia si vážia svoj čas a cítia, že sa z biznis stretnutí a konferencií dá dostať viac efektivity,“ dodáva.

Skryť Vypnúť reklamu

6. Vhodné formáty prednášok

Ak si zavoláte míting dizajnéra, aby vám pomohol s organizovaním stretnutia, obsah nebude jeho prioritou.

Na ten by sa mali sústrediť najmä odborníci, úlohou dizajnéra je obsah „dostať z hláv rečníkov do hláv účastníkov“. Úlohou dizajnéra je navrhnúť konkrétne kroky, aby sa ciele prednášok či konferencií dosiahli.

„Potom zvolí vhodné formáty prednášok, nastaví efektívny priebeh stretnutia, jeho štýl, prestávky, aktivity, ale aj to, čomu hovoríme learning experience,“ opisuje Tomko. Rečníci by mali podať čo najlepší výkon.

7. Zapojte ľudí

Dôležitou úlohou míting dizajnéra je zapojenie účastníkov do programu a často aj moderovanie celého stretnutia.

„Okrem toho riešime mnohé detaily, ktoré sú vnímané podprahovo. Výrazne pracujeme s tým, ako na ľudí vplýva forma výmeny informácií, ale aj miestnosť, osvetlenie, privítanie, akým spôsobom s ľuďmi počas celého stretnutia komunikujeme, aké im dávame možnosti, ako stretnutie začneme a ako ho skončíme,“ vraví Tomko.

Skryť Vypnúť reklamu

Dodáva, že pri práci veľa čerpajú z najnovších poznatkov behaviorálnej a kognitívnej psychológie.

8. Nemrhajte časom

Pri organizovaní porád ľudia často zabúdajú, že by sa mali stretávať menej, ale efektívne. Tomko hovorí, že zamestnanci často hovoria o tom, že sa cítia na poradách zbytoční a mrhajú svojím časom, to isté hovoria aj manažéri a zamestnávatelia.

„Obe strany teda túžia po kvalitnejších poradách, no potrebujú niekoho, kto im s tou zmenou pomôže,“ dodáva dizajnér.

9. Nevynechajte bezpečnosť

Pri stretnutiach, ktoré sú väčšie, teda napríklad konferencie, myslite aj na témy týkajúce sa bezpečnosti, prepravy či stravovania.

„Samozrejme, že aj pri menších stretnutiach potrebujete mať vždy na všetko záložný plán, ale pri veľkých konferenciách to platí dvojnásobne,“ vraví Tomko.

Skryť Vypnúť reklamu

10. Zmerajte efektivitu

Ako vieme, že sa stretnutie podarilo? Míting dizajnéri vyhodnocujú efektivitu stretnutí, nezáleží pritom, či ide o pracovnú poradu pár ľudí, či konferenciu so stovkami účastníkov.

„Používame metodológiu, vďaka ktorej sa pýtame presné a cielené otázky,“ opisuje Tomko.

„Vyhodnocujeme návratnosť investície, ktorú organizátor do stretnutia vložil. A to organizátora posúva vpred k efektívnejším mítingom s vyššou zaangažovanosťou účastníkov,“ dodáva.

Skryť Vypnúť reklamu

Najčítanejšie na SME Ekonomika

Inzercia - Tlačové správy

  1. 5 neznámych vecí, ktoré umožňujú platobné karty
  2. Európsky unikát. Kvalitné CBD funguje aj napriek neprajníkom
  3. Mecom ide na zelenú
  4. 7 predsavzatí, ktoré pomôžu nielen vám
  5. Anketa: Slováci, ako sme na tom so závislosťami?
  6. V roku 2021 kúpili Slováci kryptomeny za viac ako 25 000 000 €
  7. Marrákeš je červená perla Maroka
  8. F&F Slovensko je najdôveryhodnejšou odevnou značkou na trhu
  9. Akcie, fondy, kryptomeny. Do čoho treba tento rok investovať
  10. Predplatné SME.sk len za 29 eur
  1. Pripomíname dôležitý dátum –31. januára 2022
  2. Vysoká spotreba vody? Môže to byť nepovšimnutý únik vody
  3. 7 predsavzatí, ktoré pomôžu nielen vám
  4. Európsky unikát. Kvalitné CBD funguje aj napriek neprajníkom
  5. Medzi kritické ochorenia pribudli autizmus, celiakia či malária
  6. Poisťovne pod značkou Union prichádzajú na prvú pobočku pošty
  7. Anketa: Slováci, ako sme na tom so závislosťami?
  8. Garmin predstavil dlho očakávanú radu športových hodiniek
  9. 53 predajní, kde získate zľavy aj peniaze na ďalší nákup
  10. Mecom ide na zelenú
  1. Predplatné SME.sk len za 29 eur 6 736
  2. Marrákeš je červená perla Maroka 5 227
  3. 5 neznámych vecí, ktoré umožňujú platobné karty 5 169
  4. Akcie, fondy, kryptomeny. Do čoho treba tento rok investovať 4 533
  5. Chyby, ktoré robíte pri platbe kartou a ani ste o nich nevedeli 3 534
  6. Cukrovkári a covid-19 2 631
  7. Mám za sebou jeden z najťažších rokov svojho života 2 482
  8. Vieme, kde získate najlepšie semienka zeleniny 2 387
  9. Anketa: Slováci, ako sme na tom so závislosťami? 2 318
  10. V roku 2021 kúpili Slováci kryptomeny za viac ako 25 000 000 € 2 159
Skryť Vypnúť reklamu
Skryť Vypnúť reklamu
Skryť Vypnúť reklamu
Skryť Vypnúť reklamu

Hlavné správy zo Sme.sk

Americký prezident Joe Biden

Mocnosti ešte na diplomaciu nezanevreli.


54m

Dlho sa to viedli vojny, či má byť povinné očkovanie, alebo nie, a nikto neurobil rozhodnutie. Až to Matovič uzavrel.


Ilustračné foto.

Výpadky zamestnancov ohrozia dôležité služby.


4 h

Neprehliadnite tiež

Na snímke zľava generálny riaditeľ Lesov SR Tibor Köszeghy, obchodný riaditeľ Lesov SR Michal Demák a organizačný riaditeľ Lesov SR Ján Golian.

Argumentuje neúmernou kritikou voči jeho osobe.


SITA 2 h
Ilustračné foto

Motorom rastu inflácie bolo opäť zdraženie energií.


TASR 4 h
Na snímke hala, ktorá sa bude prestavovať na výskumno-vývojové centrum a pilotnú linku na výrobu batérií spoločnosti InoBat Auto vo Voderadoch v stredu 2. júna 2021.

Cieľom partnerstva je stavba gigafabriky na automobilové batérie.


TASR 4 h
Ilustračná fotografia.

Vlani predali o tretinu viac fliaš ako rok predtým.


TASR 4 h

Blogy SME

  1. INEKO: Vďaka biosimilárnym liekom Slovensko ušetrí 32 miliónov eur ročne
  2. Tomáš Tenczer: Prečo šéfovia neznášajú home office
  3. Jiří Ščobák: Na změnu zdravotní pojišťovny už zbývá jen pár dní
  4. Róbert Ďurec: Slovensko ako daňový raj? Takto to robia bohatí
  5. Ústav aplikovanej psychológie FSEV UK: Medzipohlavné rozdiely v deľbe práce
  6. Inštitút strategických politík: Ničivá druhá vlna COVID-19 v Indii môže predznamenať úpadok Módího moci
  7. Miroslav Pollák: Utečenci a „ekonomickí migranti“
  8. Milan Kuruc: Čomu pomohol odporúčaný homeoffice?
  1. Pavol Koprda: Milan Mazurek straší vedľajšími účinkami vakcín. Čo naozaj hovoria dáta? 13 854
  2. Ondrej Prostredník: Pán biskup Haľko, ospravedlňte sa prosím. 5 847
  3. Vanda Tuchyňová: Primátor chce ukázať rešpekt a silu, Žilinu však obracia smerom k Jánovi Slotovi ! 5 451
  4. Michal Porubän: Tak si tu žijeme - poslanec Blaha je zaočkovaný a Žilinka nechce zverejniť zmluvu čo podpísal v Rusku :) 4 940
  5. Martin Borguľa: Obranná zmluva s USA? Za mňa – NIE! 4 249
  6. Tereza Krajčová: Anglický denník: 21. Posledné razy, ktoré mi zlomili srdce 4 121
  7. Pavel Macko: Vodka a cigary? 3 471
  8. Tomáš Harustiak: Biblický Exodus Izraelitov z Egypta sa nikdy neodohral 2 415
  1. Milota Sidorová: Toto mesto v Taliansku založilo Kanceláriu pre čas. Čaká to aj Bratislavu?
  2. Pavol Koprda: Milan Mazurek straší vedľajšími účinkami vakcín. Čo naozaj hovoria dáta?
  3. Lucia Šicková: S týmito 4 krokmi sme zaviedli kultúru feedbacku v našej firme
  4. Matúš Sarvaš: Prokurátor: Pri čítaní listov na rozlúčku je nemožné neprecítiť slová obete
  5. Valentína Sedileková: Podcast, ktorý vám odhalí svet ľudí s poruchami príjmu potravy
  6. Katarína Pázmányová: Je spoločná manželská posteľ pilierom dobrého manželstva?
  7. Milota Sidorová: Muži sa boja napadnutia, ženy znásilnenia. Bezpečnosť v meste sa týka všetkých
  8. Pavol Koprda: Erik Kaliňák používa rovnaké metódy ako Blaha. Verili by ste jemu alebo vedcom? (rozbor videa)
Skryť Zatvoriť reklamu