Desať rád, ako zorganizovať úspešný míting

Aj porady dvoch ľudí môžu byť efektívne, treba len vedieť, ako na to.

Ilustračné foto(Zdroj: SME - Gabriel Kuchta)

Pri organizovaní veľkej konferencie treba myslieť na účastníkov i na vybavenie. Ako však zorganizovať úspešné stretnutie?

Míting dizajnér Lubo Tomko zo spoločnosti Míting Dizajn, ktorý pomáha od 10. do 11. mája zorganizovať v Bratislave Techsummit 2017 so stovkami návštevníkov, radí, na čo by ste si mali dať pozor.

Článok pokračuje pod video reklamou

1. Poznajte svoje publikum

Hneď na začiatok treba myslieť na účastníkov konferencie. Treba vedieť, kto sú, odkiaľ a prečo prišli, ale aj to, aké sú ich očakávania.

„Toto je kľúčový krok, od ktorého sa odvíja to, či konferencia bude úspešná,“ vraví Tomko.

Potrebné je aj správne zvoliť miesto, catering, aktivity, prestávky aj trvanie prednášok, no myslieť treba aj na ozvučenie, tlmočníkov či aktivity pred a po konferencii alebo stretnutí.

„V praxi sa často stretávam s tým, že sa konferencie robia pre rečníkov a sponzorov, a nie pre účastníkov,“ opisuje Tomko, čomu by sme sa mali vyhnúť.

2. Aj porada sa dá zorganizovať efektívne

„Pravidlom číslo jeden je byť pripravený, držať sa agendy a času vyhradeného na poradu,“ vysvetľuje Tomko. Tým druhým pravidlom je pozvať na poradu len relevantných ľudí, teda tých, ktorých sa téma porady týka.

Nasleduje niekoľko ďalších krokov, ale ak dodržíte prvá dva, tak sa posuniete bližšie k efektivite a môžete aj ušetriť. „Tieto jednoduché kroky dokážu ušetriť firmám veľa peňazí a zdrojov,“ dodáva.

3. Definujte si ciele stretnutia

„Klienti zvyčajne majú nejakú predstavu o tom, ako má stretnutie vyzerať. U nás je pravidlom, že hneď na začiatku spolupráce si s klientom sadneme a definujeme ciele stretnutia – používame na to unikátny nástroj, ktorý ciele nielen definuje, ale ich aj vizualizuje,“ opisuje míting dizajnér.

Pre klientov je po vizualizácii všetko jasnejšie, pričom často zistia, že ich pôvodné predstavy boli hmlisté.

„Ak vieme kam a s kým kráčame a koľko máme na to zdrojov a času, tak sa nám stretnutie plánuje oveľa jednoduchšie,“ hovorí Tomko.

4. Myslite aj na zábavu

Po úvodných stretnutiach s klientom dizajnéri začínajú prispôsobovať stretnutie, pričom sa snažia, aby bolo čo najefektívnejšie a aby sa doň zmestilo aj vzdelávanie či zábava.

Tomko zdôrazňuje, že zábava aj sociálne podnetná atmosféra sú dôležitými prvkami stretnutí.

„Musia však byť strategicky naplánované. Ale nemám na mysli hudobnú skupinu či komika,“ upozorňuje.

5. Nemusíte mať najmodernejšie vychytávky

Pri organizovaní väčšieho stretnutia či konferencie, na ktorú prídu stovky ľudí, nepotrebujete podľa Tomka prakticky nič.

„Ak mám ísť do extrému, tak úspešný míting nepotrebuje techniku či high-level rečníkov,“ hovorí dizajnér stretnutí. Ľudí podľa neho na európskej či globálnej úrovni nenalákate na špičkový hotel, virtuálnu realitu alebo kulinársky zážitok.

Tým stále ostávajú tri hlavné motívy, prečo sa stretávame – pretože chceme získať nové informácie, spoznať nových ľudí a trochu si to aj užiť.

Ak ich však na konferencii chcete, nič tým nepokazíte, no nie je to nevyhnutnosť. „Ľudia si vážia svoj čas a cítia, že sa z biznis stretnutí a konferencií dá dostať viac efektivity,“ dodáva.

6. Vhodné formáty prednášok

Ak si zavoláte míting dizajnéra, aby vám pomohol s organizovaním stretnutia, obsah nebude jeho prioritou.

Na ten by sa mali sústrediť najmä odborníci, úlohou dizajnéra je obsah „dostať z hláv rečníkov do hláv účastníkov“. Úlohou dizajnéra je navrhnúť konkrétne kroky, aby sa ciele prednášok či konferencií dosiahli.

„Potom zvolí vhodné formáty prednášok, nastaví efektívny priebeh stretnutia, jeho štýl, prestávky, aktivity, ale aj to, čomu hovoríme learning experience,“ opisuje Tomko. Rečníci by mali podať čo najlepší výkon.

7. Zapojte ľudí

Dôležitou úlohou míting dizajnéra je zapojenie účastníkov do programu a často aj moderovanie celého stretnutia.

„Okrem toho riešime mnohé detaily, ktoré sú vnímané podprahovo. Výrazne pracujeme s tým, ako na ľudí vplýva forma výmeny informácií, ale aj miestnosť, osvetlenie, privítanie, akým spôsobom s ľuďmi počas celého stretnutia komunikujeme, aké im dávame možnosti, ako stretnutie začneme a ako ho skončíme,“ vraví Tomko.

Dodáva, že pri práci veľa čerpajú z najnovších poznatkov behaviorálnej a kognitívnej psychológie.

8. Nemrhajte časom

Pri organizovaní porád ľudia často zabúdajú, že by sa mali stretávať menej, ale efektívne. Tomko hovorí, že zamestnanci často hovoria o tom, že sa cítia na poradách zbytoční a mrhajú svojím časom, to isté hovoria aj manažéri a zamestnávatelia.

„Obe strany teda túžia po kvalitnejších poradách, no potrebujú niekoho, kto im s tou zmenou pomôže,“ dodáva dizajnér.

9. Nevynechajte bezpečnosť

Pri stretnutiach, ktoré sú väčšie, teda napríklad konferencie, myslite aj na témy týkajúce sa bezpečnosti, prepravy či stravovania.

„Samozrejme, že aj pri menších stretnutiach potrebujete mať vždy na všetko záložný plán, ale pri veľkých konferenciách to platí dvojnásobne,“ vraví Tomko.

10. Zmerajte efektivitu

Ako vieme, že sa stretnutie podarilo? Míting dizajnéri vyhodnocujú efektivitu stretnutí, nezáleží pritom, či ide o pracovnú poradu pár ľudí, či konferenciu so stovkami účastníkov.

„Používame metodológiu, vďaka ktorej sa pýtame presné a cielené otázky,“ opisuje Tomko.

„Vyhodnocujeme návratnosť investície, ktorú organizátor do stretnutia vložil. A to organizátora posúva vpred k efektívnejším mítingom s vyššou zaangažovanosťou účastníkov,“ dodáva.

Na spracúvanie osobných údajov sa vzťahujú Zásady ochrany osobných údajov a Pravidlá používania cookies. Pred zadaním e-mailovej adresy sa, prosím, dôkladne oboznámte s týmito dokumentmi.

Najčítanejšie na SME Ekonomika

Inzercia - Tlačové správy

  1. Šesť dôvodov, prečo sa oplatí cestovať do Ruska
  2. Špeciálna príloha: Krížovky na leto
  3. S kreditkou začína pohodová dovolenka už na letisku
  4. Zmrzlina v Mekáči má u nás kratšiu záruku ako v Rakúsku. Prečo?
  5. Aká je ideálna vlhkosť a teplota v byte? Výskum hovorí jasne
  6. Veríte brusniciam pri zápaloch močových ciest? Nemusia stačiť
  7. Dobrú chuť: Letné šaláty a bizarné praktiky food fotografie
  8. Vyberiete si radšej romantický Paríž alebo slnečné Nice?
  9. O asistovanej reprodukcii sa šíri množstvo zavádzajúcich tvrdení
  10. Pivovar Šariš rozdá tisíce eur, o časti peňazí rozhodnú ľudia
  1. Šesť dôvodov, prečo sa oplatí cestovať do Ruska
  2. Špeciálna príloha: Krížovky na leto
  3. Najpredávanejšou jazdenkou v tuzemsku bola Škoda Octavia
  4. Gopass-dovolenka, ktorá sa oplatí
  5. OMV robí dovolenku pre vodičov oddychom
  6. OMV robí dovolenku pre vodičov oddychom
  7. S kreditkou začína pohodová dovolenka už na letisku
  8. Zmrzlina v Mekáči má u nás kratšiu záruku ako v Rakúsku. Prečo?
  9. Dubravské Čerešne majú sladké prekvapenie pre najrýchlejších!
  10. Aká je ideálna vlhkosť a teplota v byte? Výskum hovorí jasne
  1. Aká je ideálna vlhkosť a teplota v byte? Výskum hovorí jasne 34 529
  2. Zmrzlina v Mekáči má u nás kratšiu záruku ako v Rakúsku. Prečo? 22 918
  3. Infografika: Slováci minuli na Pohode historicky najviac peňazí 17 341
  4. Šesť dôvodov, prečo sa oplatí cestovať do Ruska 14 205
  5. Dobrú chuť: Letné šaláty a bizarné praktiky food fotografie 9 863
  6. Vyberiete si radšej romantický Paríž alebo slnečné Nice? 5 262
  7. Veríte brusniciam pri zápaloch močových ciest? Nemusia stačiť 5 234
  8. O asistovanej reprodukcii sa šíri množstvo zavádzajúcich tvrdení 3 543
  9. Pivovar Šariš rozdá tisíce eur, o časti peňazí rozhodnú ľudia 2 707
  10. Špeciálna príloha: Krížovky na leto 2 657

Téma: Slovensko


Hlavné správy zo Sme.sk

ŠPORT

Sagan skončil v štrnástej etape štvrtý, po skvelom závere vyhral Fraile

Slovenský cyklista opäť zvýšil svoj náskok v bodovacej súťaži.

SVET

Únia zatvára hranice. Opúšťa tým myšlienky Schengenu

Z núdzových opatrení sa stávajú dlhodobé.

Stĺpček Osmelené

Od mladosti mám problém s alkoholom a neviem si pomôcť

Som abstinent, aj keď nemusím.

Neprehliadnite tiež

Podnik v Madride ponúka priestory na poludňajšiu siestu

Odpočinok v čase siesty láka čoraz viac zamestnancov, študentov aj turistov v Španielsku.

Rakúski hydinári zápasia s cenovým dumpingom zo zahraničia

V Rakúsku sa počet spracovateľských podnikov v priebehu 15 rokov znížil na polovicu.

Česko zažíva karavanový rozmach, dopyt rastie

Česi si čoraz viac volia dovolenku na domácom trhu namiesto zahraničnej.

Hirošima straší v Ružinov už vyše desaťročie

Z projektu Yosaria Plaza zostal len železobetónový skelet.

Nové Mesto má koncepciu rozvoja cyklistickej dopravy

Mestská časť si zadefinovala strategický materiál.