SME
Pondelok, 23. november, 2020 | Meniny má KlementKrížovkyKrížovky

Desať rád, ako zorganizovať úspešný míting

Aj porady dvoch ľudí môžu byť efektívne, treba len vedieť, ako na to.

Ilustračné fotoIlustračné foto (Zdroj: SME - Gabriel Kuchta)

Pri organizovaní veľkej konferencie treba myslieť na účastníkov i na vybavenie. Ako však zorganizovať úspešné stretnutie?

Míting dizajnér Lubo Tomko zo spoločnosti Míting Dizajn, ktorý pomáha od 10. do 11. mája zorganizovať v Bratislave Techsummit 2017 so stovkami návštevníkov, radí, na čo by ste si mali dať pozor.

1. Poznajte svoje publikum

Hneď na začiatok treba myslieť na účastníkov konferencie. Treba vedieť, kto sú, odkiaľ a prečo prišli, ale aj to, aké sú ich očakávania.

„Toto je kľúčový krok, od ktorého sa odvíja to, či konferencia bude úspešná,“ vraví Tomko.

Skryť Vypnúť reklamu

Potrebné je aj správne zvoliť miesto, catering, aktivity, prestávky aj trvanie prednášok, no myslieť treba aj na ozvučenie, tlmočníkov či aktivity pred a po konferencii alebo stretnutí.

„V praxi sa často stretávam s tým, že sa konferencie robia pre rečníkov a sponzorov, a nie pre účastníkov,“ opisuje Tomko, čomu by sme sa mali vyhnúť.

2. Aj porada sa dá zorganizovať efektívne

„Pravidlom číslo jeden je byť pripravený, držať sa agendy a času vyhradeného na poradu,“ vysvetľuje Tomko. Tým druhým pravidlom je pozvať na poradu len relevantných ľudí, teda tých, ktorých sa téma porady týka.

Nasleduje niekoľko ďalších krokov, ale ak dodržíte prvá dva, tak sa posuniete bližšie k efektivite a môžete aj ušetriť. „Tieto jednoduché kroky dokážu ušetriť firmám veľa peňazí a zdrojov,“ dodáva.

Skryť Vypnúť reklamu

3. Definujte si ciele stretnutia

„Klienti zvyčajne majú nejakú predstavu o tom, ako má stretnutie vyzerať. U nás je pravidlom, že hneď na začiatku spolupráce si s klientom sadneme a definujeme ciele stretnutia – používame na to unikátny nástroj, ktorý ciele nielen definuje, ale ich aj vizualizuje,“ opisuje míting dizajnér.

Pre klientov je po vizualizácii všetko jasnejšie, pričom často zistia, že ich pôvodné predstavy boli hmlisté.

„Ak vieme kam a s kým kráčame a koľko máme na to zdrojov a času, tak sa nám stretnutie plánuje oveľa jednoduchšie,“ hovorí Tomko.

4. Myslite aj na zábavu

Po úvodných stretnutiach s klientom dizajnéri začínajú prispôsobovať stretnutie, pričom sa snažia, aby bolo čo najefektívnejšie a aby sa doň zmestilo aj vzdelávanie či zábava.

Skryť Vypnúť reklamu

Tomko zdôrazňuje, že zábava aj sociálne podnetná atmosféra sú dôležitými prvkami stretnutí.

„Musia však byť strategicky naplánované. Ale nemám na mysli hudobnú skupinu či komika,“ upozorňuje.

5. Nemusíte mať najmodernejšie vychytávky

Pri organizovaní väčšieho stretnutia či konferencie, na ktorú prídu stovky ľudí, nepotrebujete podľa Tomka prakticky nič.

„Ak mám ísť do extrému, tak úspešný míting nepotrebuje techniku či high-level rečníkov,“ hovorí dizajnér stretnutí. Ľudí podľa neho na európskej či globálnej úrovni nenalákate na špičkový hotel, virtuálnu realitu alebo kulinársky zážitok.

Tým stále ostávajú tri hlavné motívy, prečo sa stretávame – pretože chceme získať nové informácie, spoznať nových ľudí a trochu si to aj užiť.

Ak ich však na konferencii chcete, nič tým nepokazíte, no nie je to nevyhnutnosť. „Ľudia si vážia svoj čas a cítia, že sa z biznis stretnutí a konferencií dá dostať viac efektivity,“ dodáva.

Skryť Vypnúť reklamu

6. Vhodné formáty prednášok

Ak si zavoláte míting dizajnéra, aby vám pomohol s organizovaním stretnutia, obsah nebude jeho prioritou.

Na ten by sa mali sústrediť najmä odborníci, úlohou dizajnéra je obsah „dostať z hláv rečníkov do hláv účastníkov“. Úlohou dizajnéra je navrhnúť konkrétne kroky, aby sa ciele prednášok či konferencií dosiahli.

„Potom zvolí vhodné formáty prednášok, nastaví efektívny priebeh stretnutia, jeho štýl, prestávky, aktivity, ale aj to, čomu hovoríme learning experience,“ opisuje Tomko. Rečníci by mali podať čo najlepší výkon.

7. Zapojte ľudí

Dôležitou úlohou míting dizajnéra je zapojenie účastníkov do programu a často aj moderovanie celého stretnutia.

„Okrem toho riešime mnohé detaily, ktoré sú vnímané podprahovo. Výrazne pracujeme s tým, ako na ľudí vplýva forma výmeny informácií, ale aj miestnosť, osvetlenie, privítanie, akým spôsobom s ľuďmi počas celého stretnutia komunikujeme, aké im dávame možnosti, ako stretnutie začneme a ako ho skončíme,“ vraví Tomko.

Skryť Vypnúť reklamu

Dodáva, že pri práci veľa čerpajú z najnovších poznatkov behaviorálnej a kognitívnej psychológie.

8. Nemrhajte časom

Pri organizovaní porád ľudia často zabúdajú, že by sa mali stretávať menej, ale efektívne. Tomko hovorí, že zamestnanci často hovoria o tom, že sa cítia na poradách zbytoční a mrhajú svojím časom, to isté hovoria aj manažéri a zamestnávatelia.

„Obe strany teda túžia po kvalitnejších poradách, no potrebujú niekoho, kto im s tou zmenou pomôže,“ dodáva dizajnér.

9. Nevynechajte bezpečnosť

Pri stretnutiach, ktoré sú väčšie, teda napríklad konferencie, myslite aj na témy týkajúce sa bezpečnosti, prepravy či stravovania.

„Samozrejme, že aj pri menších stretnutiach potrebujete mať vždy na všetko záložný plán, ale pri veľkých konferenciách to platí dvojnásobne,“ vraví Tomko.

Skryť Vypnúť reklamu

10. Zmerajte efektivitu

Ako vieme, že sa stretnutie podarilo? Míting dizajnéri vyhodnocujú efektivitu stretnutí, nezáleží pritom, či ide o pracovnú poradu pár ľudí, či konferenciu so stovkami účastníkov.

„Používame metodológiu, vďaka ktorej sa pýtame presné a cielené otázky,“ opisuje Tomko.

„Vyhodnocujeme návratnosť investície, ktorú organizátor do stretnutia vložil. A to organizátora posúva vpred k efektívnejším mítingom s vyššou zaangažovanosťou účastníkov,“ dodáva.

Skryť Vypnúť reklamu

Najčítanejšie na SME Ekonomika

Inzercia - Tlačové správy

  1. Vianočnú edíciu kávy Starbucks tento rok kúpite už aj v obchode
  2. Budíte sa počas spánku? Toto sú hlavné príčiny
  3. Vyšperkujte Vianoce - tipy na vianočné darčeky
  4. Rozbiehať biznis v čase korony? Ide to
  5. Neberieme štúdium športovo, ale športujeme
  6. Investície s fixným ročným výnosom 5,5 % - 8 %
  7. Predplatená telefónna karta s kreditom 10 € v denníku SME
  8. Kaufland na Slovensku testoval novinku, ktorú zavádza v Európe
  9. Nástrahy online vyučovania, o ktorých sa nehovorí
  10. Mercedes-Benz EQV je elektrické riešenie všestranného vozidla
  1. Imunitnú bombu do tela dostanete vďaka Vitaglucanu
  2. Get our subscription and support the Online Charity Auction
  3. Ako overiť či máte aktívny druhý pilier?
  4. Kurzarbeit – then, now and tomorrow
  5. Fanshop HC Košice prichádza s novinkami
  6. Nástrahy online vyučovania, o ktorých sa nehovorí
  7. Kaufland na Slovensku testoval novinku, ktorú zavádza v Európe
  8. Rozbiehať biznis v čase korony? Ide to
  9. Vianočnú edíciu kávy Starbucks tento rok kúpite už aj v obchode
  10. Predplatená telefónna karta s kreditom 10 € v denníku SME
  1. Budíte sa počas spánku? Toto sú hlavné príčiny 29 559
  2. Príbehy vyhorených, tandem okolo Bödöra a nová trať v Bratislave 10 375
  3. Bezpečná dovolenka v exotike: Maldivy sú prešpikované zážitkami 10 306
  4. Oslávte nový rok v teple: Cestujte na Zanzibar úplne bezpečne 9 689
  5. Novodobý slovenský Baťa. Zamestnancom stavia domy 9 439
  6. Učiteľka roka 2018: Koľko času by malo dieťa tráviť za počítačom 9 275
  7. Čo ovplyvňuje chuť kačacieho mäsa? Tieto dve veci 9 199
  8. Viete, aká je skutočná cena smartfónu? Číslo vás prekvapí 8 922
  9. Ako nahradiť fosílne palivá geotermálnou energiou? 8 773
  10. Poznáte najbohatšie firmy sveta? Podiel v nich majú aj Slováci 8 461
Skryť Vypnúť reklamu
Skryť Vypnúť reklamu

Téma: Slovensko

Prečítajte si aj ďalšie články k téme
Skryť Vypnúť reklamu
Skryť Vypnúť reklamu

Hlavné správy zo Sme.sk

Premiér Matovič (OĽaNO) a vľavo minister zdravotníctva Marek Krajčí (OĽaNO) prichádzajú na zasadnutie Ústredného krízového štábu.
KOMENTÁR PETRA TKAČENKA

Sulík zasa berie Matovičovi hračku

Premiér sa vyhráža zatváraním a otvára maturitné ročníky.

Peter Tkačenko

OĽaNO pripúšťa pri voľbe generálneho prokurátora aj odchod z koalície

Remišová by chcela, aby sa koalícia dohodla na jednom mene.

Premiér Igor Matovič.
KOMENTÁR PETRA SCHUTZA

Ak Sulík nedostane silnú podporu, Matovič ho prejde ako tank

Sulík určite neobjavuje Ameriku.

Peter Schutz

Neprehliadnite tiež

Kvalitný plán obnovy si vyžaduje čas. Ale tomu Fico nerozumie, odkázal Heger

Minister financií reagoval na kritiku predsedu Smeru na absenciu plánu obnovy pre EÚ.

Minister financií Eduard Heger na tlačovej konferencii o národnom reformnom pláne.

Portugalsko dopláca na závislosť od turizmu, vláda vyzvala na zmeny

V roku 2019 navštívilo Portugalsko viac než 16,4 milióna zahraničných turistov.

Centrum Lisabonu 11. októbra.

Nových malých úžitkových vozidiel medziročne ubudlo takmer o polovicu

V kategórii nákladných automobilov nad 12 ton to bol pokles o 38 percent.

Ilustračné foto.

Fico sa zaujímal o preclenie antigénových testov spoločnosťou Eurolab Lambda

Šéf Smeru diskutoval so riaditeľkou Finančnej správy.

Predseda strany SMER - SD Robert Fico a bývalý minister financií SR Ladislav Kamenický prichádzajú do budovy Finančného riaditeľstva SR na stretnutie s prezidentkou Finančnej správy Danielou Klučkovou.