Desať rád, ako zorganizovať úspešný míting

Aj porady dvoch ľudí môžu byť efektívne, treba len vedieť, ako na to.

Ilustračné foto(Zdroj: SME - Gabriel Kuchta)

Pri organizovaní veľkej konferencie treba myslieť na účastníkov i na vybavenie. Ako však zorganizovať úspešné stretnutie?

Míting dizajnér Lubo Tomko zo spoločnosti Míting Dizajn, ktorý pomáha od 10. do 11. mája zorganizovať v Bratislave Techsummit 2017 so stovkami návštevníkov, radí, na čo by ste si mali dať pozor.

1. Poznajte svoje publikum

Hneď na začiatok treba myslieť na účastníkov konferencie. Treba vedieť, kto sú, odkiaľ a prečo prišli, ale aj to, aké sú ich očakávania.

„Toto je kľúčový krok, od ktorého sa odvíja to, či konferencia bude úspešná,“ vraví Tomko.

Potrebné je aj správne zvoliť miesto, catering, aktivity, prestávky aj trvanie prednášok, no myslieť treba aj na ozvučenie, tlmočníkov či aktivity pred a po konferencii alebo stretnutí.

„V praxi sa často stretávam s tým, že sa konferencie robia pre rečníkov a sponzorov, a nie pre účastníkov,“ opisuje Tomko, čomu by sme sa mali vyhnúť.

2. Aj porada sa dá zorganizovať efektívne

„Pravidlom číslo jeden je byť pripravený, držať sa agendy a času vyhradeného na poradu,“ vysvetľuje Tomko. Tým druhým pravidlom je pozvať na poradu len relevantných ľudí, teda tých, ktorých sa téma porady týka.

Nasleduje niekoľko ďalších krokov, ale ak dodržíte prvá dva, tak sa posuniete bližšie k efektivite a môžete aj ušetriť. „Tieto jednoduché kroky dokážu ušetriť firmám veľa peňazí a zdrojov,“ dodáva.

3. Definujte si ciele stretnutia

„Klienti zvyčajne majú nejakú predstavu o tom, ako má stretnutie vyzerať. U nás je pravidlom, že hneď na začiatku spolupráce si s klientom sadneme a definujeme ciele stretnutia – používame na to unikátny nástroj, ktorý ciele nielen definuje, ale ich aj vizualizuje,“ opisuje míting dizajnér.

Pre klientov je po vizualizácii všetko jasnejšie, pričom často zistia, že ich pôvodné predstavy boli hmlisté.

„Ak vieme kam a s kým kráčame a koľko máme na to zdrojov a času, tak sa nám stretnutie plánuje oveľa jednoduchšie,“ hovorí Tomko.

4. Myslite aj na zábavu

Po úvodných stretnutiach s klientom dizajnéri začínajú prispôsobovať stretnutie, pričom sa snažia, aby bolo čo najefektívnejšie a aby sa doň zmestilo aj vzdelávanie či zábava.

Tomko zdôrazňuje, že zábava aj sociálne podnetná atmosféra sú dôležitými prvkami stretnutí.

„Musia však byť strategicky naplánované. Ale nemám na mysli hudobnú skupinu či komika,“ upozorňuje.

5. Nemusíte mať najmodernejšie vychytávky

Pri organizovaní väčšieho stretnutia či konferencie, na ktorú prídu stovky ľudí, nepotrebujete podľa Tomka prakticky nič.

„Ak mám ísť do extrému, tak úspešný míting nepotrebuje techniku či high-level rečníkov,“ hovorí dizajnér stretnutí. Ľudí podľa neho na európskej či globálnej úrovni nenalákate na špičkový hotel, virtuálnu realitu alebo kulinársky zážitok.

Tým stále ostávajú tri hlavné motívy, prečo sa stretávame – pretože chceme získať nové informácie, spoznať nových ľudí a trochu si to aj užiť.

Ak ich však na konferencii chcete, nič tým nepokazíte, no nie je to nevyhnutnosť. „Ľudia si vážia svoj čas a cítia, že sa z biznis stretnutí a konferencií dá dostať viac efektivity,“ dodáva.

6. Vhodné formáty prednášok

Ak si zavoláte míting dizajnéra, aby vám pomohol s organizovaním stretnutia, obsah nebude jeho prioritou.

Na ten by sa mali sústrediť najmä odborníci, úlohou dizajnéra je obsah „dostať z hláv rečníkov do hláv účastníkov“. Úlohou dizajnéra je navrhnúť konkrétne kroky, aby sa ciele prednášok či konferencií dosiahli.

„Potom zvolí vhodné formáty prednášok, nastaví efektívny priebeh stretnutia, jeho štýl, prestávky, aktivity, ale aj to, čomu hovoríme learning experience,“ opisuje Tomko. Rečníci by mali podať čo najlepší výkon.

7. Zapojte ľudí

Dôležitou úlohou míting dizajnéra je zapojenie účastníkov do programu a často aj moderovanie celého stretnutia.

„Okrem toho riešime mnohé detaily, ktoré sú vnímané podprahovo. Výrazne pracujeme s tým, ako na ľudí vplýva forma výmeny informácií, ale aj miestnosť, osvetlenie, privítanie, akým spôsobom s ľuďmi počas celého stretnutia komunikujeme, aké im dávame možnosti, ako stretnutie začneme a ako ho skončíme,“ vraví Tomko.

Dodáva, že pri práci veľa čerpajú z najnovších poznatkov behaviorálnej a kognitívnej psychológie.

8. Nemrhajte časom

Pri organizovaní porád ľudia často zabúdajú, že by sa mali stretávať menej, ale efektívne. Tomko hovorí, že zamestnanci často hovoria o tom, že sa cítia na poradách zbytoční a mrhajú svojím časom, to isté hovoria aj manažéri a zamestnávatelia.

„Obe strany teda túžia po kvalitnejších poradách, no potrebujú niekoho, kto im s tou zmenou pomôže,“ dodáva dizajnér.

9. Nevynechajte bezpečnosť

Pri stretnutiach, ktoré sú väčšie, teda napríklad konferencie, myslite aj na témy týkajúce sa bezpečnosti, prepravy či stravovania.

„Samozrejme, že aj pri menších stretnutiach potrebujete mať vždy na všetko záložný plán, ale pri veľkých konferenciách to platí dvojnásobne,“ vraví Tomko.

10. Zmerajte efektivitu

Ako vieme, že sa stretnutie podarilo? Míting dizajnéri vyhodnocujú efektivitu stretnutí, nezáleží pritom, či ide o pracovnú poradu pár ľudí, či konferenciu so stovkami účastníkov.

„Používame metodológiu, vďaka ktorej sa pýtame presné a cielené otázky,“ opisuje Tomko.

„Vyhodnocujeme návratnosť investície, ktorú organizátor do stretnutia vložil. A to organizátora posúva vpred k efektívnejším mítingom s vyššou zaangažovanosťou účastníkov,“ dodáva.

Najčítanejšie na SME Ekonomika


Inzercia - Tlačové správy


  1. Mexická Oaxaca: Vonia čokoládou a jedinečnými pyramídami
  2. Dobrý internet v meste i na vidieku. Dostupný je takmer všade
  3. Na tieto veci sa oplatí myslieť pred odchodom na dovolenku
  4. Volkswagen Golf: Odpoveď na takmer všetky otázky
  5. Vietnam: Krajina, ktorá rozmazná jedlom a uchváti históriou
  6. Investícia do dlhopisov s fixným výnosom 6,25 - 7,25 % p.a.
  7. I cez prázdniny testujte elektrobicykle
  8. 5 dôvodov, prečo sa prihlásiť na konferenciu ENERGOFÓRUM®
  9. V meste či mimo mesta, stále s kvalitným internetom
  10. Máte už vybranú dovolenku na júl?
  1. Mexická Oaxaca: Vonia čokoládou a jedinečnými pyramídami
  2. Funguje predaj realít aj bez maklérov?
  3. BILLA a ÚNSS skontrolovali zrak 10 380 slovenským deťom
  4. Dobrý internet v meste i na vidieku. Dostupný je takmer všade
  5. Na tieto veci sa oplatí myslieť pred odchodom na dovolenku
  6. Borguľa žiada vyrúbenie dane pre americkú ambasádu
  7. Stanovisko Klubu pre BA k mimoriadnemu rokovaniu zastupiteľstva
  8. Vietnam: Krajina, ktorá rozmazná jedlom a uchváti históriou
  9. Volkswagen Golf: Odpoveď na takmer všetky otázky
  10. Investícia do dlhopisov s fixným výnosom 6,25 - 7,25 % p.a.
  1. Volkswagen Golf: Odpoveď na takmer všetky otázky 6 050
  2. Dobrý internet v meste i na vidieku. Dostupný je takmer všade 4 560
  3. Na tieto veci sa oplatí myslieť pred odchodom na dovolenku 4 047
  4. Vietnam: Krajina, ktorá rozmazná jedlom a uchváti históriou 3 640
  5. Mexická Oaxaca: Vonia čokoládou a jedinečnými pyramídami 2 954
  6. I cez prázdniny testujte elektrobicykle 2 055
  7. Chcete vedieť všetko o vašej krvi? Čaká vás 6000 typov vyšetrení 1 613
  8. Máte už vybranú dovolenku na júl? 1 567
  9. V meste či mimo mesta, stále s kvalitným internetom 1 086
  10. 5 dôvodov, prečo sa prihlásiť na konferenciu ENERGOFÓRUM® 661

Téma: Eurofondy


Článok je zaradený aj do ďalších tém Slovensko

Hlavné správy zo Sme.sk

ŠPORT

Tour bola bez Sagana nudná, no ponúkla aj nový objav

Vybrali sme päť najzaujímavejších momentov z tohtoročnej Tour de France.

PLUS

Spievajúci dom týral operou celú ulicu

Je to najabsurdnejší susedský spor, ktorý sa na Slovensku odohral.

KULTÚRA

Zomrel Štefan Nosáľ, zakladateľ a dlhoročný vedúci Lúčnice

Štefan Nosáľ ostane navždy s nami, odkazujú členovia Lúčnice.

KOMENTÁRE

Nemému Dankovi ani vlastná hovorkyňa nerozumie

Problém je v samotnej SNS a v jej softvéri.

Neprehliadnite tiež

S bicyklom do vlaku? Sebe lístok kúpite z domu, bicyklu nie

Kúpe lístka na stanici sa dá vyhnúť, ale cestujúci riskuje, že do vlaku Železničnej spoločnosti nedostane vôbec.

Na zhrdzavené a rozkradnuté dedičstvo komunistov pôjdu milióny

Závlahový systém je čoraz dôležitejší pre globálne otepľovanie, chystá sa modernizácia z eurofondov. Hovorí sa o sto miliónoch eur.

Ľudia v roamingu prestali šetriť. Svoje telefóny využívajú viac

V krajinách Únie ľudia telefonujú, esemeskujú a surfujú na internete za rovnaké ceny ako doma.